Tietosuojaseloste

Mainostoimisto Ilme Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Mainostoimisto Ilme Oy
Päijänteenkatu 9 A 7, 15140 Lahti
Finlaysoninkatu 2, 33210 Tampere
Y-tunnus: 1608719-8

2. Yhteystiedot rekisteriasioissa

Susanna Nipuli,  susanna.nipuli@ilme.fi, +358 40 775 5699
Jenni Lehterikorpi, jenni.lehterikorpi@ilme.fi, +358 50 541 2928

3. Rekisterin nimi

Mainostoimisto Ilme Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri

4. Rekisterin peruste ja tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hallintaan, ylläpitämiseen, kehittämiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen, liiketoiminnan sekä verkkosivujen kehittämiseen ja suunnittelemiseen, markkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin sekä asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteriin tallennettava tieto ei sisällä asiakasyrityksen yhteyshenkilöiden tai muiden sidosryhmien henkilökohtaisia tietoja, jos ne eivät ole tarpeellisia nykyisen tai mahdollisen yhteistyön kannalta. Evästeiden avulla saamme verkkosivujemme vierailijoista mitattavia tietoja, joita hyödynnämme esimerkiksi suunnitellessamme markkinointiamme. Tällä tavoin voimme kohdentaa viestintäämme mahdollisimman osuvasti.

Rekisteri voi sisältää asiakasyrityksen yhteyshenkilöistä sekä muista sidosryhmistä seuraavia tietoja:

• Henkilön nimi ja tehtävä ja/tai asema yrityksessä
• Yrityksen nimi, yhteystiedot ja toimiala
• Yrityksen osoite sekä postinumero ja -toimipaikka
• Henkilön matkapuhelinnumero (työ, ellei toisin henkilö ilmoittanut)
• Henkilön lankapuhelinnumero (työ, ellei toisin henkilö ilmoittanut)
• Henkilön sähköpostiosoite (työ, ellei toisin henkilö ilmoittanut)
• Henkilön markkinointiluvat ja -kiellot
• Verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot verkkosivuilla

Lisäksi rekisteri voi sisältää asiakasyrityksen yhteyshenkilöön liittyviä, ennen mahdollisen asiakassuhteen alkua tai sen aikana kerättäviä tietoja, kuten:

• Tietoa tulevista tapahtumista (palaverien ja kokouksien ajankohdat sekä paikat)
• Historiatietoa menneistä tapahtumista (yhteydenotto-, tarjous-, palaveri- ja kokoustietoa)

6. Rekisterin tietolähteet

Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun yhteyteen kanssamme. Keräämme tietoja sopimuksenteon yhteydessä, rekisteröityessäsi tai kun käytät palvelujamme. Seuraamme myös evästeitä, ja vierailusi verkkosivuillamme jättää jäljen, IP-osoitteen. Tietoja voimme kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden, kuten tapahtumien, yhteydessä sekä julkisista lähteistä.

7. Tietojen luovutus

Emme luovuta tietoja kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin. Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita alihankkijoillamme ja tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Voimme käyttää henkilötietojesi käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihisi EU-/ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli Euroopan komissio on päättänyt kohdemaan tietosuojan riittävyydestä. Huolehdimme siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika

Koko henkilöstöllämme ja lukuumme toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä, kuten freelancereilla ja alihankkijoilla, on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakas- ja sidosryhmätietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Hävitämme vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pitempään.

9. Rekisteritietojen tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Rekisteröidyllä on henkilötietolain perusteella tarkastusoikeus hänestä rekisteriin tallennettuihin tietoihin pyytämällä tietojensa tarkastamista omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja palveluajat löytyvät tämän selosteen kohdasta 1 ja 2.

10. Henkilötietojen korjaaminen ja poistaminen rekisteristä

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten, puutteellisten, tarpeettomien taikka vanhentuneiden tietojensa korjaamista tai poistamista ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle tämän selosteen kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen (Lahti tai Tampere). Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu.

11. Evästeet

Löydät tiedot käyttämistämme evästeistä sivun alalaidan evästeet linkistä