Yksin kotona – eksynyt etäkokouksessa

Etätöissä kotona korovaviruksen aiheuttamassa karanteenissa? Teams hönkii, tärisee ja tuuttaa? Sähköposti laukkaa omia menojaan? Etäkokoukset ja etätyöpajat tuovat joillekin mieleen kaoottisia ajatuksia toisten päälle puhumisesta ja video-ongelmista, mutta etätilaisuudet voivat olla parhaimmillaan yhtä hyviä tai parempiakin kuin perinteiset tapaamiset. Kasvokkain kohtaamisen väheneminen ei tarvitse tarkoittaa työskentelyn yksinäistymistä oivallusten kustannuksella epidemian aikanakaan. Lue vinkit ja ajatukset virtuaalitilaisuuksien aidosta vuorovaikutteisuudesta etätyön vallankumouksen aikana.

Pandemiat väistyvät, mutta ilmastonmuutoksen ja työtapojen henkilökohtaistumisen vuoksi työskentely Suomessa tulee edellyttämään saumattomasti toimivaa etätyökulttuuria. Mielekkäiksi koetut etätilaisuudet ja sen mukanaan luoma hyvä etätyöetiketti pienentävät myös yritysten hiilijalanjälkeä ja auttavat sopeutumaan suuriin yllätyksiin vaivattomammin.

Vuorovaikutus, yhteistyö ja luottamus – mutta suurin niistä on luottamus

Kaikista edistyneimmät, kalleimmat ja monipuolisimmat sovellusarmadat (joista lisää alempana) eivät pelasta virtuaalista yhteistyötä, jos yhteistyöstä puuttuu luottamus. Luottamuksen kautta luodaan niin vuorovaikutuksellinen toiminta kuin yhteisöä palveleva etäetikettikin. Merkitykselliset etätilaisuudet vaativat useita luottamuksen lajeja, joita voi luoda eri tavoin:

• Luottamus prosessiin. Lähetä etukäteen selkeä ohjelma, jota on tarkoitus tilaisuudessa noudattaa.
• Luottamus ihmisten jaksamiseen. Tauota pitkät tilaisuudet. Optimaalinen etätilaisuuden kesto olisi vain 18 minuuttia. Pidemmät tilaisuudet täytyy tauottaa jokaisen 90 minuutin välein.
• Luottamus tekniikkaan. Vähennä etätilaisuuden luomaa jännitystä varaamalla aikaa tekniikan testaamiseen joko tilaisuuden alkuun tai erillisessä testitilaisuudessa. Näin testaaminen ei luo aikataulupainetta tai turhautumista.
• Luottamus osallisuuteen. Pidä videoyhteys päällä. Houkutus etätilaisuuksista tehdä aivan jotain muuta kuin osallistua tai aktiivisesti kuunnella on suuri. Tämän vuoksi kaikkien tilaisuuteen osallistujien on joskus suositeltavaa pitää videoyhteys päällä. Mutta ei aina.
• Luottamus järjestykseen. Johda. Tilaisuuden johtajan täytyy johtaa. Jämäkästi, mutta positiivisella otteella. Kyseessä ei ole torikokous.
• Luottamus perusteelliseen pohdintaan. Työskentele myös offlinessa. Kaikkea etätilaisuuksissakaan ei tarvitse tehdä verkossa. Offlinessa tapahtuvat osiot voivat muuntaa tilaisuuden luonnetta pohtivammaksi.
• Luottamus tarkkaan muistijälkeen. Nauhoita yhteinen sessio (kaikkien suostumuksella) pöytäkirjan lisäksi tai sijaan.
• Luottamus ajankäytön mielekkyyteen. Työstä selkeimmät asiat etukäteen joko verkossa tai offlinessa, jotta voitte keskittyä asioihin, joihin osallistaminen antaa arvoa itse työpajassa.
• Luottamus sujuvuuteen. Käytä tarvittaessa osallistavia menetelmiä etätilaisuuksissakin. Hanki fasilitointiin apua, jos oma tietämys vaatii tukea.
• Luottamus osallisuuteen. Aktivoi ihmisiä alituisesti. Etätilaisuuksissa on suurena riskinä se, että jotkut ottavat katsojan passiivisen roolin. He kuuntelevat ehkä, mutta eivät osallistu. Joskus he tekevät muuta kuin kuuntelevat, sillä kukaan ei ole näkemässä. Tämän passiivisen roolirajan voi rikkoa jakamalla ryhmä pienempiin, 2–3 henkilön ryhmiin ja antamalla kaikille tehtävä, jonka he voivat ratkaista nopeasti. Ryhmätyöskentely voi tapahtua Teamsissa pienemmissä ryhmissä tai pienryhmän yhteispuhelussa. Käytä breakout-huoneita, jos käyttämässäsi ohjelmistossa on niitä, esimerkiksi Zoomissa. Breakout-huoneet tarjoavat jokaiselle mahdollisuuden keskustella, auttavat ylläpitämään energiaa ja ovat tehokkaita pienryhmien rakentajia.
• Luottamus tehokkuuteen. Käytä viiden minuutin sääntöä. Älä käytä viittä minuuttia pidempään passiiviseen osioon eli osioon, jossa ryhmä ei aktiivisesti tee itse jotain tai pääse itse keskusteluun mukaan. Jos et luo jatkuvaa merkityksellisestä osallistumisesta, ryhmän jotkut jäsenet voivat omaksua aina niin houkuttelevan tarkkailijan passiivisen roolin.
• Luottamus etätyöskentelyn sitoutuneisuuteen. Sitouta muutos ylhäältä käsin. Muutos täytyy alkaa ylhäältä. Yrityksen johdon täytyy toimia esimerkkinä ja heidän täytyy olla luontevia etätyöskentelijöitä. Näin he voivat luoda etätyöetikettiä olemalla proaktiivisia ja luontevia etätilaisuuksiin osallistujia.
• Luottamus tasavuoroisuuteen. Älä erottele ihmisiä isommasta ryhmästä. Vaikka joillekin olisi mahdollista osallistua tilaisuuteen fyysisesti samassa tilassa ryhmänä, mieti, onko se paras ratkaisu lopputuloksen kannalta. Jos osa ryhmästä on samassa tilassa ja muut ryhmän jäsenet ovat yksin kotona etätyöskentelemässä ei se välttämättä luo tasavertaista asemaa kaikille osallistua yhteistyöhän ja päätöksentekoon.
• Luottamus tukeen. Määrittele varsinkin suurien ryhmien kohdalla toinen kokouksen vetäjä, joka auttaa teknisissä asioissa, jotta itse kokouksen johtaja voi keskittyä kokouksen johtamiseen.
• Luottamus rutiiniin. Pitäkää epävirallisia tilaisuuksia verkossa, jolloin voidaan vapaammin rennoista aiheista. Virtuaalinen kahvitauko voi olla esimerkiksi käytännöllinen tapa tutustuttaa ja rutinoittaa yhteisö työkaluihin.

Työkaluahdistukseen apua

”Liikaa vaihtoehtoja! Liian monta! Uusia tulee, vanhoja menee! Arggghhhhhh!”

Ahdistus syntyy usein epävarmuudesta työkalun sopivuudesta tilanteeseen sekä luottamuksen puutteesta teknologian toimivuutta kohtaan. Elämme aikaa, jossa tehokkaan työskentelyn edellytyksenä on työkalujen laajan kirjon hallitseminen. Tavoitteet, menetelmät, yhteinen tieto ja ryhmädynamiikka kaikessa moninaisuudessaan luovat vaatimuksia, joita yksi tai kaksi työkalua ei vain voi ratkaista. Työkalujen oppimiseen kulutettu aika voitetaan työkalun tuomalla ajansäästöllä. Ei taloakaan voi rakentaa pelkällä sahalla ja vasaralla. Ei edes linnunpönttöä. Käytä oikeita työkaluja ja käytä niitä koko ajan.

Vuorovaikutustilanteet etätyössä eivät rajoitu vain videoihin ja chattiin. Ryhmämuistin avuksi etätilaisuuksiin tarvitaan sopivia ideointityökaluja, joista iso osa on vuorovaikutteisia valkotauluja eli whiteboardeja.

Yhteistyöalustoja

•  Microsoft Teams, alan jättiläinen on tehokas yhteistyöhön ja viestimiseen tarkoitettu työkalu oman organisaation sisällä. Lue Microsoftin Harri Mikkasen kattava opastus alan vallitsevaan jättiläiseen. Lue kokouksen järjestämisen perusteet Pilvi.helpin ohjeilla.
• Zoom, raivokkaasti kasvava, Teamsia joustavampi moniorganisaatioisen yhteistyön työkalu. Lue Vaasan yliopiston tiiviit ohjeet Zoomin perusteisiin.  Lue Zoomin laajemmat ohjeet.  Lue Unify Squaren vertailu Teamsin ja Zoomin välillä.
• Google Hangouts Meet, on Googlen oma videoneuvotteluohjelma. Lue Gappsin Hangout Meet -ohjeet suomeksi.

Whiteboard-työkaluja

• Google Jamboard on virtaviivaistettu whiteboard-työkalu: Katso 7 minuutin ohje Jamboardin käytöstä
• Microsoftin Teamsiin sujahtava Microsoft Whiteboard  on nimensä mukaisesti VAIN valkotaulu, tukee ainoastaan saman organisaation sisäistä ideointia
• Suomalainen Flinga  on selkeän yksinkertainen valkotaulutyökalu. Katso Helsingin kaupungin ohjeistus Flingasta.
• Monipuolistakin monipuolisempi, järeä visualisointityökalu Miro

Lisää verkon aarteita

Etätyön vallankumousta on valmisteltu pitkään. Sen vuoksi blogikirjoitukseni on vain kepeä raapaisu kaikesta verkon sisällöstä. Minuun kolahti koviten nämä verkkosisällöt:

• Jos olet etätyöpajojen sekä vaativien etäkokousten vetäjä, konttaa, sprinttaa ja hyppelehdi kohti Grape Peoplen Jonas Rajannon luotsaamaa Facebook-ryhmää virtuaalifasilitoinnista
• Facilitators for Pandemic Response group on kerännyt etätilaisuuksien järjestäjille erittäin laajan linkkikirjaston
• Lue Unify Squaren vertailu Teamsin ja Zoomin välillä
• Lisää virtuaalisia whiteboard-vaihtoehtoja
• Muralin ilmainen opas etätyöpajan fasilitointiin
• Grape Peoplen listaamat parhaat sovellukset listattuna etätyön tueksi
• Grape Peoplen Jonas Rajannon video etätyöpajasta Googlen työkaluja käyttäen
• Langattomat kuulokkeet ovat etätyön vakiovaruste. Bosen Quiet Comforteilla tai Sonyn langattomilla vastamelukuulokkeilla
  pääset jo pitkälle. Lisää vaihtoehtoja etätyöhön sopivista kuulokkeista.

Reaaliaikaisen yhteistyön aika on tullut, halusimme sitä tai emme. Ja miksi emme haluaisi, sillä uhan sijaan sen voi oikeilla menetelmillä olla huikea lisä perinteiseen yhteistyöhön. Jos sinulla on etätilaisuus ja sen toteuttaminen mietityttää, pirauta rohkeasti minulle – tarjoamme ilmaisen puolen tunnin sparrauksen, jonka aikana voimme käydä läpi sinua askarruttavat asiat.

Luo tiimillesi parhaat keinot tehdä yhteistyötä verkon välityksellä ja kerro niistä myös muille hashtagilla #yhdessäetänä

Lataa alta koostetut vinkit näppärässä, tulostettavassa muodossa!