Tilaisuus on tuhannen taalan paikka

Lähes jokainen meistä joutuu tai pääsee, vähän omasta asenteesta riippuen, rakentamaan elämänsä aikana tilaisuuden tai useamman. Tilaisuus tai tapahtuma voi olla mitä tahansa perhejuhlasta firman pikkujouluun tai vaikkapa laajaan asiantuntijaseminaariin.

Syy kutsua ihmisiä kokoon voi lähteä hyvin itsekkäistä syistä, mutta tilaisuus tehdään aina vieraiden ehdoilla. Kuten sanonta kuuluu: vieraat tekevät juhlat (tai tilaisuuden). Jotta saisit oman agendasi tarjoiltua yleisöllesi, varmista, että he istuvat mukavasti – niin konkreettisesti kuin mielentilaltaan.

Piru asuu yksityiskohdista

Apua tilaisuuksien suunnitteluun löytyy verkosta. Esimerkiksi tilaisuuden järjestäjän muistilistoja tai työnjakoa ja päivän ohjelman juoksutusta helpottavia ajolistapohjia löytyy hurjasti. Vaikkapa Lyyti.comin ajolistapohja on oivallinen apu seminaarijärjestäjälle.

Löydä omaan tilaisuuteen sopivat työkalut ja pohdi mitkä asiat täytyy tehdä tapahtuman onnistumiseksi ja rakenna muistilista niiden asioiden ympärille. Karsi pois kaikki tarpeeton, joka aiheuttaa turhaa vaivaa, eikä tuota kävijöille merkittävää lisäarvoa tai ei ole tapahtuman toteuttamiselle keskeistä. Turhan karsiminen on myös usein ekologinen valinta. Kun pääset tilaisuuden järjestelyiden niskan päälle, tiedät mitkä osaset riittävät tilaisuuden onnistumiseen. Sen jälkeen voit vasta alkaa miettimään asioita, jotka kasvattavat tapahtuman elämyksellisyyttä ja sujuvuutta.

Kulje kilsa tapahtumavieraasi kengissä

Muuttamalla näkökulmasi puhtaasti pois itsestäsi varmistat suunnitellessa, että kaikki asiat on mietitty. Pohdi vieraan näkökulmasta koko päivän kulku aivan vieraan saapumisesta siihen hetkeen, kun hän poistuu. Tee harjoitus mielikuvaharjoitteluna ja ota mukaan koko tiimi.
Astumalla vieraan rooliin havaitset ehkä sellaisia asioita, joita et havaitsisi omasta näkökulmastasi. Pohdi ajatuksissasi millainen olet vieraana ja millaiset asiat sinua yleensä ärsyttävät tai aiheuttavat tyytymättömyyttä sekä myös ne asiat, mitkä ilahduttavat.

Ongelmat voivat olla hyvinkin konkreettisia: mihin jätän ulkovaatteet tai saanko tauolla kahvia. Yritä löytää ratkaisut näihin mahdollisiin ongelmiin ja viesti asioista vieraille jo etukäteen, kuten aulassa on valvomaton narikka ja pantillisia kaappeja. Tauolla kahvila tarjoaa omakustannehintaan kahvia.

Tee sama mielikuvaharjoitus myös muiden tapahtumallesi tärkeiden tahojen kautta. Vaikkapa esiintyjien ja puhujien on helpompi keskittyä omaan osuuteensa, kun kaikki muu on mietitty ja kaikesta viestitty riittävästi. Talkootyöläiset myös arvostavat sitä, että heidän roolinsa ja vastuut on mietitty ja jokainen tietää paikkansa.

Jaettu työ on paremmin tehty työ

Vaikka tapahtuman olisikin vain yhden tai muutaman tekijän vastuulla, kaikkea ei tarvitse tehdä loppuun saakka yksin. Työ kannattaa vastuutta ja jakaa hyvissä ajoin selkeisiin osakokonaisuuksiin.

Hyvä työnjako on esimerkiksi tilan ja cateringin, ohjelman, sidosryhmien sekä viestinnän ja markkinoinnin osakokonaisuuksien jako. Tapahtumaan kannattaa sitouttaa asteittain enemmän ja enemmän henkilöitä, siten että varsinaisena tapahtumapäivän aikaan apukäsiä on riittävästi.

Viestinnästä et joudu ylikuntoon

Tilaisuuden järjestäminen on käytännössä projektinhallinnan, viestinnän ja can do -asenteen liitto. Muista pitää niin tiimi, puhujat ja esiintyjät, tilan tarjoaja, catering sekä tärkein – potentiaaliset vieraat ja ilmoittautuneet vieraat – viestittynä. Tässäkin mieti kohderyhmääsi ja viesti sellaiset asiat, jotka ovat heille tärkeitä, jotta he onnistuvat roolissaan.

Viesti etukäteen, tapahtuman aikana sekä jälkikäteen. Etukäteen viestiminen on järjestäville tahoille käytännön asioista sopimista, vieraille fiiliksen nostattamista ja osallistumiseen kannustavaa. Tapahtuman aikana viestiminen otetaan haltuun suunnittelemalla niin riittävät kyltitykset paikan päälle, ohjaamalla tapahtuman juontaja vinkkaamaan päivän käytännön asioista sekä ohjaamalla kaiken henkilökunnan kertomaan ja ohjaamaan aktiivisesti vieraita. Jälkikäteen on hyvä kiittää kaikkia tapahtumasta sekä kannustaa palautteen antoon.