Korona toi etätyön murroksen

Meillä Ilmeellä tämän viikon maanantai alkoi samaan tapaan kuin varmasti monessa muussakin asiantuntijaorganisaatiossa: maanantaipalaverilla. Meillä, kuten monessa muussakin yrityksessä, tämän viikon ensimmäinen kohtaaminen työkavereiden kanssa ei ollut taukohuoneessa kahvinkeittimellä vaan virtuaalisesti Microsoft Teamsissä. Koronavirus on siirtänyt meidät ilmeläisetkin seuraavaksi pariksi viikoksi etätöihin.

Olen viimeisen vajaan neljän vuoden aikana pitänyt vain muutamia etätyöpäiviä kotona sekä useita päivänpuolikkaita. Niiden osalta syy on ollut lähinnä logistinen – remonttimiesten päästäminen kesken päivää kotiin tai jonkin isomman lähetyksen vastaanottaminen. Tänään kuitenkin tunne oli eri, sillä jäin kotiin, koska olimme yhteisesti sopineet etätyöstä.

Henkilökohtaisesti tämä oli kuin väläys menneestä. Työskentelin vajaan pari vuotta helsinkiläisessä viestintätoimistossa. Olin toimistolla viikoittain pari päivää ja kolme päivää viikosta tein etänä. Tuolloin opin niin etätyön hyvistä ja huonoista puolista.

Onko etätyö paremman väen hommia?

Työterveyslaitoksen määrityksen mukaan etätyö on kiinteästä työpaikasta ja työajasta riippumatonta työtä, josta sovitaan työnantajan kanssa. Työ voidaan tehdä tällöin joko kotona tai reissussa, asiakkaalla tai työnantajan toisessa toimipisteessä. Koronavirusepidemian aika etätyötä suositellaan tehtävän kotona.

Moni työ ei ole enää paikkasidonnainen. On toki töitä, joissa vaaditaan paikan päällä kohteessa olemista. Tilannetta kuvasi kärjistäen toimittaja Heikki Valkama Ylen blogissaan todeten, että ”Etätyö on paremman väen optio”. Toisaalta esimerkiksi teleoperaattori DNA samalla, kun on tarjonnut etätyön mahdollistavia ratkaisuja yrityksille, on pyrkinyt löytämään myös koko henkilöstölleen keinoja tehdä paremmin etätöitä. Aiemmin vaikkapa asiakaspalvelua, jota ei uskottu voitavan siirtää etätyön piiriin, saattaa ottaa nykyään luurit kotiinsa (HS.fi, 10.1.2019).

Asiakassuhde etänä ei ole etäinen asiakassuhde

Olen koko viestintä- ja mainostoimistourani ajan tehnyt töitä asiakkaiden kanssa, joita en ole fyysisesti tavannut. Aivan asiakkuuden hankkimisesta arjen tekemiseen hommat ovat sujuneet, vaikka henkilöt ovat istuneet Lontoossa, Milanossa, Moskovassa tai Barcelonassa. Niin ja minä olen istunut Tampereella ja aiemmin Helsingissä. Helpotusta maan rajat ylittävään yhteistyöhön on tuonut se, että kaikki ovat olleet läheisillä aikavyöhykkeillä.

Itse en ole nähnyt näitä asiakkuuksia mitenkään haastavammaksi kuin muitakaan. Kaikki lähtee siitä, että sovitaan projektien hoidosta ja yhteydenpidosta selvät pelisäännöt aivan kuten fyysisesti lähempänä olevan asiakkaan kanssa.

Luottamus syntyy, kun arki rullaa. Asiakassuhteen digitaalisuus ei myöskään saa tappaa inhimillisyyttä. Kuulumisien vaihtaminen, kohtelias small talk ja huomaavaisuus – niiden rooli jopa kasvaa, kun emme tapaa yhteistyökumppaneita kasvokkain.

Tämä myös kannattaa huomioida myös kollegoiden kanssa etätyötä tehdessä. Nyt parin viikon intensiivisen etätyön ajaksi voi olla perusteltua varata kanava, esimerkiksi Slack-kanava tai Microsoft Teams -kokous, lyhyelle päivittäiselle vapaammalle kuulumisien vaihtamiselle.

Lisäksi voi soittaa kollegalle vaihtaakseen kuulumisia virtuaalisen kahvikupin ääressä. Tällöin kotona ei iske uuvahtaminen siksi, ettei ole läsnä tutussa työpaikan sosiaalisessa kanssakäymisessä.

Muistilista etätöihin:

• Sovi etätöiden tekemisestä työnantajasi kanssa
• Varmista, että sinulla on teknisesti mahdollista tehdä töitä etänä
• Huolehdi työergonomiasta myös kotona ja rauhoita oma työpisteesi
• Älä riko kaavaa: pidä kiinni samoista rutiineista, kuin muinakin työpäivinä ihan aamuaskareista alkaen. Muista myös tauottaa päivääsi ja pitää lounas.
• Käytä aika, jota käyttäisit työmatkaan esimerkiksi liikkumiseen tai muuhun mielekkääseen tekemiseen. Se auttaa aamulla virittymään töihin ja iltapäivällä siirtymään pois työmoodista
• Suunnittele, mitä asioita haluat saada tehdyksi päivän aikana
• Pidä tiimisi, esimiehesi ja mahdollisesti asiakkaasi oma-aloitteisesti tietoisina mitä työstät missäkin vaiheessa
• Lopeta työt täsmällisesti: kotona työpäivä voi venähtää huomaamatta pidemmäksi kuin toimistolla
• Mikäli sairastut, älä tee töitä. Ilmoita sairastumisestasi organisaatiosi toimintaohjeiden mukaan ja noudata työterveyden ohjeita. Sovi keskeneräisten töiden aikatauluttamisesta ja delegoinnista työnantajasi kanssa
• Huolehdi myös etätöissä hyvinvoinnistasi ja palautumisestasi, ja ole itsellesi armollinen. Mikäli perheenjäsenesi on altistunut koronatartunnalle tai sairastunut, tilanne on poikkeuksellinen. Huoli voi vaikuttaa jaksamiseen ja keskittymiskykyysi. Keskustele tilanteestasi työnantajasi sekä työterveyden kanssa.