Kun maailma on hidastunut ja osittain pysähtynyt, olemme siirtyneet rivakasti toimimaan verkossa. Jo vuonna 2018 70 % liike-elämän ammattilaisista uskoi, että verkkoyhteistyöalustojen käyttö lisääntyy tulevaisuudessa merkittävästi*. Nyt olemme päässeet toteuttamaan ennustusta äkkikäännöksen ansiosta ripeästi. Aina sosiaalinen etäisyys ei tunnu helpolta tai mukavalta. Mutta se voi tuntua paljon paremmalta kuin ankea, musta Teams!

Tehokkaat työpajat tuottavat oivalluksia ja päätöksiä

Kokouksen tai varsinkin työpajan idea on kerätä ja jakaa tietoa, kokemuksia ja niistä saatuja oivalluksia sekä tehdä hyviä päätöksiä. Minkään näistä ei pitäisi muuttua toimitustavasta riippuen. Tehokkaat työpajat osallistavat osallistujia ja kannustavat heitä ajattelemaan. Se on vaikeampaa, kun osallistujat eivät ole samassa huoneessa.

Virtuaalikokous tai työpaja ei ole sama asia kuin fyysinen palaveri toteutettuna verkossa. Työpajan kuljetus ja suunnittelu vaatii erilaista dynamiikkaa, energiaa ja flowta eli virtausta.

Hyvä fasilitaattori huolehtii, että kaikki ovat osallisia, sitoutuneita ja tulevat kuulluksi. Agendan, suunnitelman ja tavoitteiden muotoileminen tekemiseksi ovat tärkeimpiä hoidettavia asioita, kun ajattelemme virtuaalista kokousta tai työpajaa.

 

Luottamus on avainasemassa myös virtuaalikokouksessa

Mielestämme etänä toimisen tärkein tavoiteltava asia on luottamuksen ilmapiiri. Fasilitaattori on avainasemassa tämän luomisessa, samalla tavalla kuin fyysisissa kokouksissa. Oikein suunnitellut avaus, aikataulutus, työkalujen helppokäyttöisyys, virtauksen ja energiatasojen ylläpito luovat mm. tätä luottamuksen tunnetta.

Jos järjestät itse etäkokouksen, mieti tarkasti ajankäyttö: asian esittely, keskustelu ja päätökset sekä jälkeen päin materiaalin toimitus kaikille osallistujille. Pidä huolta, että kaikki pääsevät ääneen.

Virtuaalisissa tapaamisessa flowta pidetään yllä hyvin valituilla teknisillä ratkaisuilla. Neuvottelualusta on ensimmäinen valinta. Meillä Ilmeessä käytämme yleensä Zoomia, joka mahdollistaa ketterän tekemisen myös pienryhmissä. Asiakkaamme pääsevät myös osalliseksi mukavasta kokemuksesta kanssamme, eli tapaamisen osallistujat eivät tarvitse omia Zoom-lisenssejä.

Virtauksen ylläpitoon voi käyttää erilaisia työkaluja, joilla pääsemme työskentelemään, ideoimaan ja tekemään valintoja yhdessä. Meillä useimmilla on varmasti tällä hetkellä kokemuksia etäkokouksista, jossa tuijotamme vain Teamsin mustaa ikkunaa ja koitamme pysyä kärryillä päätimmekö jotain tai missä vaiheessa kokousta olemme menossa. Työkalut ja hyvä suunnittelu poistavat tämän tunteen ja toisaalta antavat energiaa ja vaihtelua kokouksiin.

 

Tässä muutamia mukavia työkaluja nostamaan tiimisi yhteyden tunnetta ja aktivoimaan ideointia:

  • Mentimeter: helppokäyttöinen työkalu äänestyksille ja esityksille.
  • Kahoot: Pelillinen työkalu, jolla voit järjestää kilpailuja tiimien välillä ja tehdä yhteistyöstä hauskaa.
  • Miro: Virtuaalinen valkotaulu, jolla voidaan työskennellä yhdessä. Monipuoliset ominaisuudet.
  • Flinga: maksuton, yksinkertainen valkotaulutyökalu, mahdollisuus kerätä myös ”lappuseiniä”.
  • Padlet: valkotauluja, mahdollisuus kerätä tietoa ja luoda listoja monilla tavoilla. Maksuton 30 vrkn käyttö myös yrityksille.

Uudet tilanteet vaativat uusia suunnitelmia ja strategioita, voittajat tehdään vaikeimpana aikana. Meidän tiimimme Ilmeessä on työskennellyt etätyöryhmien eri muodoissa jo pitkään, Suomessa ja kansainvälisesti. Autamme mielellämme myös sinua onnistumaan etänä.

 

Esimerkiksi näiden teemojen ympärillä olemme etäilleet asiakkaidemme kanssa kuluneen vuoden sisällä:

  • sisältöstrategian luominen
  • tuoteportfolion kehittäminen
  • liiketoimintastrategian grillaus ja kehittäminen
  • viestinnän käytännön toimenpiteiden ideointi ja priorisointi, sekä vuosikellon luominen
  • sisäisen viestinnän kehittäminen ja käytännön toteutussuunnitelma
  • yrityksen periaatteiden ja arvojen kehitystyö
  • markkinoille palaaminen ja käytännön suunnitelma pandemian jälkeen
  • johtoryhmän kokoontuminen (pelkkä fasilitointi ja kokouksen etäohjaus)
  • inbound-sisältöjen suunnittelu
  • inbound-markkinointiin siirtyminen

 

Rakkain etäterveisin Hanna ja Henri, Ilmeen superpro-etäfasilitaattorit sekä koko osallistuva tiimi.

 

*Deloitte Global Human Capital Trends survey.

 

Hanna Jokinen

Hanna Jokinen on sekä Ilmeen Tampereen-toimiston yksikönjohtaja että intohimoinen strategi ja jouluhöpö. Hannalle tärkeintä ovat aina ihmiset – niin ilmeläisistä kuin sidosryhmistä koostuva tiimi. Yhteystiedot: hanna@ilme.fi | 050 411 4191