”Viestinnän taito on johtajuuden kieli”

Näin on todennut James Humes, Valkoisessa talossa toiminut presidentin puheenkirjoittaja, joka on vastannut viiden presidentin puheiden laatimisesta. Nyt korona-aikana monilla on pakka levällään. On vaikea tietää, mikä odottaa nurkan takana ja organisaatioiden sisälläkin voi olla epävarmuutta. Tuntuuko, että organisaation rattaista puuttuu öljy ja päivittäiset väärinkäsitykset ja tahaton sekoilu estää monien asioiden onnistumisen? Ongelma voi olla viestinnässä!

Erään johtamisteorian mukaan johtaminen on tavoitesuuntautunutta, vuorovaikutteista sosiaalista toimintaa. Johtamisen avulla pyritään siihen, että joukko ihmisiä toimii paremmin ja tehokkaammin kuin ilman johtamista. Nämä lauseet toimivat, vaikka vaihtaisit johtamisen tilalle viestinnän.

On helppo kuitata, että viestintä on organisaatiossa jonkun oman työn ohessa tekemää viestittelyä ja tiedottelua. Tehtävä, jonka voi kuitata suoritteilla. On kuitenkin keskeistä ymmärtää, että meistä jokainen viestii. Niin yhtiön maine kuin konkreettinen toiminta on kiinni siitä, mitä työntekijät viestivät sisäisesti ja miten ulospäin. Millainen muistijälki yrityksestäsi jää käteen, kun sanat on sanottu? Se muistijälki rakentaa tai nakertaa teidänkin mainetta.

Jokaista viestiä, toteamusta ja sanottua sanaa ei voi hallita, mutta toimintakulttuuria ja tapaa puhua asioista voi. Onnistunut viestintä on oikein harkittuja ja selkeitä viestejä, mutta myös psykologiaa ja sosiologiaa. Viestintä on välineestä tai kanavasta huolimatta aina viestintää ihmiseltä ihmiselle.

Viestintä haltuun 5+1

Jaksan aina toistaa, että viestintä on maratonjuoksu. Kestävyyslaji, jossa ei ole nopeita voittoja. On kuitenkin muutamia tärppejä, joilla tilannetta voi korjata kotikonstein. Vinkit voi hyödyntää niin sisäiseen kuin ulkoiseen viestintään. Olipa kyseessä organisaatiomuutos, työnantajamielikuva tai vaikkapa uuden tuotteen lanseeraus.

1. Palastele, yksinkertaista ja kerro konkreettisista asioista
Vaikeaa tai epävarmaa asiaa ei kannata verhota hienojen termien tai jossittelun taakse. Yksinkertainen asia on helpompi ymmärtää. Palastele ja kerro se, mitä voit tässä hetkessä kertoa.

2. Toista, toista ja toista

Selkeinkään viesti ei tavoita kaikkia. Ja vaikka tavoittaisi, niin sitä ei aina sisäistetä. Päivittäin altistumme kymmenille tuhansille viesteille. Ei ole haittaa, jos tärkeästä asiasta muistuttaa.

3. Paikallaan pysyminenkin on liike, josta on kerrottava

Junnaako asiat paikallaan? Eikö asiat etene? Sekin on hyvä kertoa, sillä ihmiset täyttävät mielessään tyhjät kohdat tarinasta, jos viestintä ei ole jatkuvaa.

4. Kerro riittävästi, mutta älä hukuta tietotulvaan

Muista kenelle viestit. Yhtiön sisäisestikin eri asioista kannattaa viestiä siten, että eri ryhmille kerrotaan asioista riittävällä laajuudella. Myyntiä ei välttämättä kiinnosta tuotannossa olevat tekniset ongelmat ja niiden ratkaisut, mutta sitäkin enemmän vaikkapa niiden vaikutukset tuotteiden saatavuuteen. Vastaavasti tuotantoa ei välttämättä uusi CRM-järjestelmän käyttöönotto hetkauta, mutta vastaavasti sen tuomien kysynnän muutoksilla on vaikutuksia tuotannon resurssitarpeisiin.

5. Älä pode välineangstia

Eikö teillä vieläkään ole käytössä uusin pikaviestin, intra kasvaa hämähäkinseittiä ja nettisivut ovat viime vuosikymmeneltä? Ei hätää! Kun tiedät mitä pitää kertoa ja kenelle, hyödynnä olemassa olevia ja toimivia kanavia. Yksikkökokoukset, infotaulut, sähköposti – kaikki voivat olla organisaatiossasi toimivia kanavia. Suora kasvokkain viestintä tai näin korona-aikaan puhelu tai Teams-videokeskustelu, ovat aina tehokkaita viestintäkanavia.

BONUS: Tämä on oikeastaan kaikista tärkein. Viestintä tapahtuu ihmisten välillä, ja jotta voit olla edes jokseenkin varma sen onnistumisesta, kuuntele. Tuota viestejä samassa suhteessa kuin ihmisellä on korvat ja suu. Kuuntelua kaksi osaa ja aktiivista viestien tuottamista yksi.

Näillä yleispätevillä ohjeilla voit saada viestinnälle uutta suuntaa ja näkökulmaa. Jos kuitenkin tarvitset uusia näkökulmia tai ratkaisuja kimurantteihin ongelmiin, autamme mielellämme!

Karri Harju

Karri Harju on brändi- ja PR-spesialisti ja hän on työskennellyt Ilmeellä vuoden. Karrin sydän sykkii strategiselle viestinnälle, PR:lle sekä lifestylebrändeille. Yhteystiedot: 044 201 1077 | karri.harju@ilme.fi