Olen luonteeltani ihminen, joka pystyy useimmiten suhtautumaan asioihin rauhallisesti ja ilman suurta huolta huomisesta. Tämä ei silti tarkoita sitä, ettenkö varautuisi tapahtumiin tai ennakoisi tulevaa. Jo vuosia sitten sisäistetyt taidot ennakoimisessa ja suunnitelmallisuudessa auttavat minua selviämään yli vaikeimmankin tilanteen.

Yhä yltyvä korona on pakottanut yritykset uuden eteen: on pohdittava työtapoja ja liiketoimintaa uudesta näkökulmasta. Jylläävä maailman tilanne on toivon mukaan lopullisesti herättänyt yritykset ennakoimisen tärkeyteen: kriisit kun usein tulevat yllättäen ja pyytämättä. Tulevilta kriiseiltä voi olla vaikea välttyä, mutta tällöin tärkeimmäksi tehtäväksi nousee haittojen minimoiminen.

Hengitä, laadi suunnitelma ja ole looginen

Kukaan ei osannut aavistaa koronan nopeaa leviämistä eikä sen nopeita vaikutuksia. Tai jos olisi osannut, maailma olisi jo kuukausia sitten järjestynyt toisin. Yhteen asiaan olisi kuitenkin voinut ennalta varautua ja tehdä toisin kriisin kasvaessa: viestintä.

Kriisin eskaloituessa tärkeintä on olla avoin, empaattinen ja rehellinen. Viestinnän epäonnistuessa kriiseistä tulee usein suurempia kuin ne alun perin olisivatkaan olleet. Aloita rauhoittumisesta ja hengittämisestä. Kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta kriisin iskiessä usein unohtuu. Tämän jälkeen laadi suunnitelma muistaen kriisiviestinnän kolme kultaista sääntöä: päätä kuka toimii puhemiehenä, mitä teette ja mitä sanotte. Tärkeintä on reagoida nopeasti, mutta johdonmukaisesti.

”Laadi suunnitelma muistaen kriisiviestinnän kolme kultaista sääntöä: päätä kuka toimii puhemiehenä, mitä teette ja mitä sanotte.”

Kriisiviestinnässä on oltava looginen ja johdonmukainen. Viesti useimmiten ymmärretään paremmin, kun asia havainnollistetaan ja selitetään auki. Ei ole sama asia sanoa henkilöstölle ”Olemme tänään johtoryhmässä päättäneet sulkea tehtaan kahdeksi viikoksi.” kuin ”Olemme tänään johtoryhmässä päättäneet sulkea tehtaan kahdeksi viikoksi vallitsevan taloudellisen tilanteen vuoksi ja taudin leviämisen ehkäisemiseksi.”

Muista myös viestinnän vastavuoroisuus ja ole valmis vastaamaan lisäkysymyksiin, vaikka tilanne olisikin vielä avoin. Älä kaivaudu juoksuhautaan vaan ole saavutettavissa ja viesti läpinäkyvästi. Joskus vastaus ”Emme vielä ole päättäneet miten toimimme seuraavaksi, mutta selvitämme tilannetta ja kerromme myöhemmin”, on jo monille huojentava vastaus.

Kun ennakoit ja suunnittelet kriisiviestintää, varaudu pahimpaan. Mieti pahin mahdollinen tilanne, joka voisi tapahtua – ja varaudu siihen. Näin pystyt pitämään pääsi kylmänä pahimmassakin tilanteessa.

Mitä vähemmän joudut viestimään kriiseissä, sitä onnistuneempaa kriisiviestintä on.

Ei niin paljoa pahaa, etteikö jotain hyvääkin

Kuten kirjoituksen alussa totesin, korona on herättänyt yrityksen ennakoimisen tärkeyteen. Ja se on hyvä asia.

Kun kaikki voitava kriisissä on tehty, älä jää vatvomaan tilannetta. Siirry eteenpäin, mutta muista analysoida kriisitilanne. Varauduinko pahimpaan mahdolliseen skenaarioon? Miten suoriuduin kriisistä? Mitä olisi pitänyt tehdä toisin? Miten pystyn minimoimaan haitat tulevaisuudessa?

Haastankin organisaatiotasi tekemään kriisiviestinnän analysoinnin koronan laannuttua. Laatikaa suunnitelma tulevaisuuden kriisien varalle.

Elina Vahtera

Elina Vahtera on viestinnän asiantuntija ja tuore ilmeläinen. Elinan intohimona on strategisen suunnittelun ohella lähettilyyden ja luottojoukkoajattelun vieminen yritysten viestintään ja markkinointiin. Yhteystiedot: 040 840 9922 | elina.vahtera@ilme.fi